Lưu ý: Các quy định về thuế và hóa đơn có thể thay đổi. Bài viết này cung cấp thông tin dựa trên các quy định dự kiến/đã ban hành cho năm 2025 tại thời điểm viết bài. Để đảm bảo tính chính xác tuyệt đối, quý doanh nghiệp vui lòng tham khảo ý kiến của chuyên gia kế toán, thuế hoặc các văn bản pháp quy chính thức mới nhất.

Xuất hóa đơn quà Tết tặng khách hàng đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp trong quản lý thuế của doanh nghiệp. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ căn cứ pháp lý, các trường hợp cụ thể, hậu quả pháp lý khi không thực hiện đúng và hướng dẫn chi tiết cách xuất hóa đơn quà Tết đúng quy định mới nhất năm 2025.

Tặng quà cho khách hàng phải xuất hóa đơn

THEO QUY ĐỊNH MỚI NHẤT NĂM 2025, việc tặng quà cho khách hàng BẮT BUỘC phải xuất hóa đơn GTGT.

Việc tặng quà Tết được xem là hoạt động tiêu dùng nội bộ hoặc cho, biếu, tặng hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT. Do đó, khi doanh nghiệp tặng quà Tết cho khách hàng, cần phải xuất hóa đơn GTGT đúng quy định khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn và chứng từ.

Khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn và chứng từ
Khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn và chứng từ

Các trường hợp xuất hoá đơn quà Tết tặng khách hàng cụ thể:

  • Doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ từ bên ngoài để làm quà tết tặng khách hàng: Phải lập hóa đơn GTGT như bán hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng. Giá tính thuế GTGT sẽ được xác định theo giá bán của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương trên thị trường tại thời điểm phát sinh hoạt động biếu, tặng.
  • Doanh nghiệp tự sản xuất sản phẩm làm quà tặng: Vẫn phải xuất hóa đơn GTGT như hàng hóa mua ngoài. Giá tính thuế là giá bán của sản phẩm cùng loại hoặc tương đương trên thị trường tại thời điểm tặng.
Doanh nghiệp cần xuất hóa đơn quà Tết tặng khách hàng kể cả khi mua hay tự sản xuất
Doanh nghiệp cần xuất hóa đơn quà Tết tặng khách hàng kể cả khi mua hay tự sản xuất

3 hậu quả nếu không xuất hóa đơn quà tết tặng khách hàng

Nếu không xuất hóa đơn GTGT hoặc xuất sai quy định, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với các vấn đề sau:

  • Bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn: Doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Mức phạt nếu không xuất hóa đơn khi tặng quà dao động từ 500.000 đến 1.500.000 đồng. 
  • Nguy cơ bị thuế ấn định thuế GTGT đầu ra: Cơ quan thuế có thể áp dụng biện pháp ấn định thuế GTGT đầu ra do không chứng minh được hoạt động, gây thiệt hại tài chính cho doanh nghiệp.
  • Chi phí quà tặng không được tính là chi phí hợp lệ khi tính thuế TNDN: Làm tăng thu nhập chịu thuế và số thuế phải nộp, ảnh hưởng xấu đến hiệu quả tài chính doanh nghiệp.
Hậu quả nếu không xuất hóa đơn quà tết tặng khách hàng
Hậu quả nếu không xuất hóa đơn quà tết tặng khách hàng

Hướng dẫn chi tiết cách xuất hóa đơn quà tết tặng khách hàng năm 2025 đúng chuẩn

Để tránh rủi ro và đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật, việc hiểu và thực hiện đúng quy trình xuất hóa đơn quà Tết là rất quan trọng. SUBE sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về thời điểm lập hóa đơn, nội dung cần có trên hóa đơn cũng như các bước cần lưu ý khi xuất hóa đơn quà Tết tặng khách hàng.

Thời điểm xuất hóa đơn quà tết 2025

Thời điểm xuất hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng hàng hóa cho khách hàng hay có thể hiểu là thời điểm tặng quà cho khách hàng.

Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định thời điểm lập hóa đơn như sau:

  • Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (Bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền
  • Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền.

Nội dung bắt buộc trên hóa đơn quà tặng tết 2025

Một hóa đơn quà Tết chuẩn cần đảm bảo đầy đủ các nội dung theo quy định của pháp luật để được chấp nhận về mặt chứng từ kế toán và thuế

  • Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
  • Tên liên hóa đơn áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
  • Số hóa đơn
  • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
  • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua
  • Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT.
    • Tên hàng hóa, dịch vụ: Thể hiện chi tiết đến từng chủng loại (nếu hàng hóa có nhiều chủng loại), số hiệu, ký hiệu trưng của hàng hóa (nếu hàng hóa phải đăng ký quyền sở hữu, sử dụng). Ví dụ ghi rõ tên từng sản phẩm quà tặng như nồi nấu chậm Bear, máy xay sinh tố Bear, máy xay thịt Bear… hoặc có thể ghi chung là “Quà Tết tặng khách hàng theo chương trình ABC…” kèm bảng kê chi tiết (nếu nhiều loại quà). Lưu ý: Kiểm tra hướng dẫn cụ thể của cơ quan thuế về việc này.
    •  Đơn vị tính: Ví dụ như tấn, tạ, yến, cái, hộp…
    • Số lượng hàng hóa, dịch vụ: Số lượng thực tế tặng ví dụ như 0, 1, 2, 3…
    • Đơn giá hàng hóa, dịch vụ: Giá tính thuế GTGT đối với hàng biếu, tặng là giá bán của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh hoạt động biếu, tặng.
    • Thuế suất GTGT:  Áp dụng mức thuế suất GTGT của mặt hàng quà tặng đó (0%, 5%, 10%, hoặc theo chính sách giảm thuế GTGT nếu có áp dụng năm 2025). Ví dụ như rượu vang thường là 10%, bánh kẹo thường là 10% (trừ khi có chính sách giảm thuế).
  • Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua.
  • Thời điểm lập hóa đơn
  • Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử
  • Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử
  • Phí, lệ phí
  • Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
  • Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn
  • Nội dung khác trên hóa đơn điện tử
Mẫu tham khảo xuất hóa đơn quà Tết tặng khách hàng
Mẫu tham khảo xuất hóa đơn quà Tết tặng khách hàng

Lưu ý: Trong một số trường hợp, hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung trên. Các trường hợp này được quy định tại khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Những lưu ý quan trọng và sai lầm thường gặp cần tránh (cập nhật 2025)

Trong quá trình xuất hóa đơn quà Tết, doanh nghiệp thường gặp phải một số sai sót phổ biến do chưa nắm rõ hoặc chưa cập nhật kịp thời quy định mới. Việc tránh được những lỗi này sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý, bảo vệ quyền lợi về thuế và kế toán. 

  • Không xuất hóa đơn khi tặng quà: Gây rủi ro vi phạm pháp luật thuế.
  • Xuất hóa đơn sai thời điểm: Không lập hóa đơn vào lúc tặng quà gây sai lệch hồ sơ, chứng từ.
  • Ghi sai giá tính thuế trên hóa đơn: Ghi giá vốn thay vì giá bán thị trường tương đương có thể bị phạt và truy thu thuế.
  • Thiếu hồ sơ, chứng từ kèm theo để chứng minh chi phí hợp lệ: Thiếu quy chế công ty, danh sách khách hàng nhận quà, chứng minh chi phí hợp lệ sẽ khó được công nhận chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.
  • Nhầm lẫn giữa chi phí quà tặng và chi phí phúc lợi cho người lao động: Hai loại chi phí này có quy định và cách xử lý khác nhau, cần phân biệt rõ.
  • Không cập nhật các thay đổi trong quy định pháp luật về thuế, hóa đơn cho năm 2025: Dẫn đến sai sót trong kê khai và xử lý thuế, ảnh hưởng xấu đến doanh nghiệp.
Lưu ý khi xuất hóa đơn quà tặng Tết cho khách hàng
Lưu ý khi xuất hóa đơn quà tặng Tết cho khách hàng

Việc xuất hóa đơn quà Tết tặng khách hàng không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo pháp luật mà còn là cách để doanh nghiệp xây dựng uy tín, đảm bảo minh bạch tài chính và tránh các rủi ro pháp lý, thuế không mong muốn. Doanh nghiệp cần nắm rõ quy định về thời điểm lập hóa đơn, nội dung hóa đơn cũng như những lưu ý quan trọng để thực hiện đúng quy trình. Để chắc chắn và chính xác nhất, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến chuyên gia kế toán, thuế hoặc các văn bản pháp luật mới nhất trong quá trình triển khai.

SUBE Việt Nam là công ty cung cấp cáp giải pháp quà tặng uy tín, chất lượng và bảo hành lên đến 118 tháng. Nếu bạn đang đau đầu tìm kiếm quà tặng nhân viên, tham khảo ngay list quà tặng nhân viên ý nghĩa và tiết kiệm đã được phân loại theo ngân sách. Đừng quên liên hệ ngay với SUBE để được tư vấn miễn phí và báo giá sốc!

Xem thêm: 15+ ý tưởng quà tặng cho nhân viên văn phòng ý nghĩa và thiết thực nhất (kèm báo giá)