Xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên là bước quan trọng giúp doanh nghiệp minh bạch chi phí, đảm bảo tuân thủ các quy định về thuế và hạn chế các rủi ro pháp lý. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từng bước cách lập hóa đơn quà tặng nhân viên đầy đủ, chính xác và hợp lệ theo quy định mới nhất.

>>> Tham khảo thêm: Các set quà tặng doanh nghiệp ý nghĩa độc đáo gửi trọn thành ý

Bước 1: Xác định loại quà tặng và hình thức xuất hóa đơn

Trước khi bắt đầu lập hóa đơn, bước đầu tiên bạn cần làm là xác định rõ loại quà tặng cũng như cách thức xuất hóa đơn phù hợp với từng trường hợp. Việc này giúp tránh sai sót và hiểu đúng về mục đích tặng quà.

  • Phân loại quà tặng: Có hai nhóm chính:
    • Quà tặng kèm theo bán hàng hóa hoặc dịch vụ (ví dụ: tặng quà khi khách mua sản phẩm).
    • Quà tặng riêng biệt, không thu tiền (ví dụ: quà tặng nhân viên, quà tri ân).

>>> Tham khảo thêm: 10+ quà tặng doanh nghiệp độc đáo, ý nghĩa và sang trọng nhất

  • Lựa chọn hình thức lập hóa đơn:
    • Nếu quà tặng có giá trị lớn, bạn nên lập hóa đơn riêng để dễ quản lý.
    • Nếu quà tặng là phần kèm theo trong giao dịch bán hàng, có thể gộp chung vào hóa đơn bán hàng.

Hiểu rõ loại quà và hình thức lập hóa đơn sẽ giúp quy trình sau đó diễn ra suôn sẻ và chính xác hơn.

Bước 2: Chuẩn bị thông tin trên hóa đơn

Thông tin trên hóa đơn chính là căn cứ pháp lý quan trọng để hạch toán chi phí quà tặng. Vì vậy, chuẩn bị đúng và đủ các thông tin dưới đây là bước không thể bỏ qua.

  • Thông tin người bán: Ghi rõ tên doanh nghiệp, mã số thuế và địa chỉ trụ sở chính. 
  • Thông tin người mua: Có thể là tên nhân viên nhận quà hoặc bộ phận cụ thể, tùy theo tình huống thực tế.
  • Mô tả hàng hóa: Ghi cụ thể “Quà tặng nhân viên” hoặc tên món quà để minh bạch mục đích sử dụng.
  • Đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền: Đơn giá có thể là giá thị trường tương đương tại thời điểm tặng.
  • Thuế suất GTGT: Thường áp dụng thuế suất 0% hoặc theo quy định nếu món quà chịu thuế GTGT.

Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác sẽ giúp hóa đơn có giá trị pháp lý và thuận tiện cho việc kế toán, kiểm tra.

Mẫu tham khảo xuất hóa đơn quà Tết tặng khách hàng
Ví dụ mẫu hóa đơn giá trị gia tăng

Bước 3: Ghi chú rõ về mục đích và tính chất quà tặng

Đây là bước quan trọng để tránh nhầm lẫn hóa đơn quà tặng với hóa đơn bán hàng thông thường, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp minh bạch mục đích sử dụng quà.

  • Thêm dòng ghi chú trên hóa đơn như “Hàng hóa không thu tiền”, “Quà tặng nhân viên”.
  • Nếu quà tặng chịu thuế GTGT, cần ghi rõ thuế suất và số thuế GTGT tương ứng.
  • Ghi chú này giúp kế toán, kiểm toán và cơ quan thuế dễ dàng kiểm tra, tránh hiểu nhầm và rắc rối về sau.

Bước 4: Lập hóa đơn theo mẫu quy định

Để hóa đơn có giá trị pháp lý, việc lập theo đúng mẫu quy định và chuẩn dữ liệu là điều bắt buộc.

  • Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy theo quy định của Bộ Tài chính.
  • Hóa đơn phải có đầy đủ số hóa đơn, ngày tháng lập, chữ ký người có thẩm quyền và con dấu (nếu có). 
  • Với hóa đơn điện tử, cần tuân thủ định dạng chuẩn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
  • Tránh sai lệch mẫu, lùi ngày lập hóa đơn hoặc thiếu thông tin để bảo đảm tính hợp lệ và tránh bị từ chối khi quyết toán thuế.

Bước 5: Kiểm tra và lưu trữ hóa đơn, chứng từ liên quan

Sau khi hoàn thành việc lập hóa đơn, kiểm tra kỹ và lưu trữ hồ sơ chứng từ là bước cuối cùng, không kém phần quan trọng.

  • Kiểm tra kỹ các thông tin trên hóa đơn như tên, mã số thuế, ngày tháng, số lượng, giá trị để tránh sai sót.
  • Lưu trữ đầy đủ các chứng từ liên quan gồm phiếu chi, hợp đồng mua hàng, phiếu nhập kho (nếu có), chứng từ thanh toán…
  • Việc lưu trữ hợp lý và đúng quy định giúp doanh nghiệp dễ dàng đối chiếu khi kiểm toán hoặc cơ quan thuế kiểm tra.
Lưu trữ hồ sơ, chứng từ theo quy định
Lưu trữ hồ sơ, chứng từ theo quy định

Thủ tục, chứng từ cần chuẩn bị khi xuất hóa đơn quà tặng nhân viên

Một bộ hồ sơ đầy đủ giúp doanh nghiệp chứng minh chi phí quà tặng là hợp lệ và hỗ trợ kiểm tra khi cần:

  • Hợp đồng mua hàng quà tặng (nếu có).
  • Hóa đơn mua hàng từ nhà cung cấp.
  • Phiếu nhập kho, nếu quà tặng được nhập kho trước khi tặng.
  • Phiếu chi, chứng từ thanh toán liên quan.
  • Danh sách nhân viên nhận quà, có thể kèm chữ ký xác nhận để làm căn cứ pháp lý.

Các lưu ý quan trọng khi xuất hóa đơn quà tặng nhân viên

Để đảm bảo quá trình xuất hóa đơn được thuận lợi và hợp lệ, bạn nên lưu ý một số điểm sau:

  • Tránh các sai sót trên hóa đơn như thiếu thông tin, sai mã số thuế, sai ngày tháng… Những lỗi này có thể làm mất giá trị pháp lý của hóa đơn.
  • Tuân thủ quy định thanh toán, đặc biệt với hóa đơn có giá trị lớn nên thanh toán qua ngân hàng để minh bạch nguồn tiền.
  • Cân nhắc giới hạn giá trị chi phí quà tặng được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) theo quy định mới nhất.
  • Lưu trữ chứng từ đầy đủ, khoa học để thuận tiện cho việc kiểm tra, kiểm toán thuế sau này.
  • Thường xuyên cập nhật các quy định mới về hóa đơn, thuế để không bị vi phạm.

>>> Tham khảo lựa chọn: Quà tặng doanh nghiệp sang trọng cho đối tác VIP, đảm bảo VAT đầy đủ 

Cách xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên theo quy trình chuẩn trên đây không chỉ giúp bạn thực hiện đúng luật mà còn đảm bảo minh bạch tài chính và giảm thiểu rủi ro về thuế. Áp dụng ngay 5 bước đơn giản trong bài viết này sẽ giúp bạn kiểm soát tốt hơn hoạt động này, đồng thời có thể cân nhắc sử dụng dịch vụ tư vấn kế toán hoặc phần mềm hóa đơn điện tử để tối ưu quy trình và tiết kiệm thời gian.