Hướng dẫn 5 bước xuất hóa đơn quà tặng khách hàng chuẩn xác, tránh sai sót thuế

Tặng quà cho khách hàng là hoạt động thường xuyên trong kinh doanh, đi kèm với đó là trách nhiệm xuất hóa đơn đúng quy định. Nếu xử lý không đúng, doanh nghiệp có thể bị loại chi phí hoặc gặp rắc rối khi quyết toán thuế. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn 5 bước xuất hóa đơn quà tặng khách hàng chuẩn xác, dễ hiểu và dễ áp dụng. Cùng tìm hiểu để tránh sai sót và tối ưu chi phí thuế cho doanh nghiệp.

Lưu ý: Các quy định về thuế và hóa đơn có thể thay đổi. Bài viết này cung cấp thông tin dựa trên các quy định dự kiến/đã ban hành cho năm 2025 tại thời điểm viết bài. Để đảm bảo tính chính xác tuyệt đối, quý doanh nghiệp vui lòng tham khảo ý kiến của chuyên gia kế toán, thuế hoặc các văn bản pháp quy chính thức mới nhất.

Bước 1: Xác định loại quà tặng và hình thức xuất hóa đơn

Trước tiên, để xuất hóa đơn đúng cách, bạn cần xác định: món quà này là “quà tặng riêng” hay “quà tặng kèm bán hàng”?

• Quà tặng kèm bán hàng: Là món quà được tặng như một phần trong giao dịch, ví dụ “Mua 5 sản phẩm tặng 1 bộ dao kéo”. Khi đó, bạn có thể gộp vào cùng hóa đơn bán hàng, và ghi rõ hình thức khuyến mại.
• Quà tặng riêng: Là món quà không gắn với một hợp đồng mua bán cụ thể, ví dụ như quà sinh nhật khách hàng, quà cảm ơn dịp lễ tết. Với trường hợp này, bạn cần lập hóa đơn riêng cho món quà đó, ngay cả khi không thu tiền.

Việc phân biệt đúng từ đầu sẽ giúp bạn lựa chọn cách ghi nhận thuế GTGT, cách kê khai hóa đơn và tính chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN một cách dễ dàng, tránh rối rắm sau này.

Tham khảo ngay các ý tưởng quà tặng cho nhân viên công ty nếu như bạn đang tìm kiếm quà tặng ý nghĩa, thiết thực mà vẫn tiết kiệm ngân sách. 

Bước 2: Chuẩn bị thông tin đầy đủ trên hóa đơn

Khi đã biết mình cần xuất hóa đơn riêng hay gộp, bước tiếp theo là chuẩn bị các thông tin bắt buộc trên hóa đơn.

Một hóa đơn hợp lệ cần có đủ những phần sau:

• Thông tin người bán và người mua: Bao gồm tên, mã số thuế, địa chỉ. Với quà tặng, bạn vẫn có thể ghi thông tin khách hàng nếu có, hoặc để trống phần người mua nếu không xác định được danh tính.
• Tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng: Hãy ghi rõ ràng, ví dụ “Bộ quà tặng Tết 2025 – Gồm: Bình giữ nhiệt, hộp trà, sổ tay”, đơn vị: bộ, số lượng: 10.
• Đơn giá và thành tiền:
  • Nếu bạn không thu tiền quà tặng: Ghi 0 đồng.
  • Nếu ghi giá trị thật để hạch toán nội bộ: Ghi theo giá mua vào. Tuy nhiên, cần ghi chú rõ đây là quà tặng không thu tiền (chi tiết ở bước 3).

Đừng quên đối chiếu thông tin hóa đơn với chứng từ liên quan để tránh sai lệch, đặc biệt là số lượng và mô tả hàng hóa.

Bước 3: Ghi chú rõ ràng về hình thức quà tặng trên hóa đơn

Đây là bước rất quan trọng nhưng lại hay bị kế toán bỏ qua. Hóa đơn quà tặng cần có dòng ghi chú cụ thể để thể hiện rõ món hàng này không nhằm mục đích bán, không phát sinh doanh thu.

Một số cách ghi chú phổ biến:

• “Hàng hóa tặng không thu tiền”
• “Quà tặng khách hàng – không phát sinh doanh thu”
• “Khuyến mại theo CTKM số… theo Điều 92 Luật Thương mại”

Về thuế GTGT:

• Nếu doanh nghiệp kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ, bạn vẫn cần tính thuế GTGT đầu ra như bình thường với giá trị quà tặng.
• Nếu doanh nghiệp không tính thuế GTGT, cần ghi chú rõ lý do không áp dụng thuế (ví dụ theo Điều 4 Thông tư 219/2013/TT-BTC).

Việc ghi chú đúng sẽ giúp hóa đơn không bị hiểu nhầm là hóa đơn bán hàng và đặc biệt có lợi khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc khi bạn cần giải trình chi phí.

Bước 4: Lập hóa đơn đúng mẫu theo quy định

Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, đảm bảo:

• Số hóa đơn, ký hiệu, ngày lập đúng trình tự
• Thông tin đầy đủ, không để trống các ô bắt buộc
• Chữ ký số hợp lệ 
• Không được lập lùi ngày hóa đơn hoặc điều chỉnh sai mẫu

Những lỗi như thiếu mã số thuế, sai ngày, hóa đơn chưa thông báo phát hành… có thể khiến hóa đơn bị xem là không hợp lệ – đồng nghĩa với việc chi phí có thể bị loại khi quyết toán thuế TNDN.

Bước 5: Kiểm tra và lưu trữ đầy đủ hóa đơn cùng chứng từ liên quan

Sau khi lập xong hóa đơn, hãy dành vài phút để kiểm tra lại mọi thông tin nhằm đảm bảo hóa đơn hợp lệ.

Checklist kiểm tra:

• Tên hàng, đơn vị tính, số lượng đã đúng chưa?
• Đã ghi rõ đây là hàng tặng không thu tiền?
• Đã có đầy đủ số hóa đơn, ngày tháng, chữ ký/chữ ký số?
• Có kèm theo chứng từ liên quan như phiếu xuất kho, hợp đồng mua hàng?

Bộ chứng từ cần lưu trữ cùng hóa đơn gồm:

• Hợp đồng mua quà
• Hóa đơn mua vào
• Phiếu nhập kho
• Phiếu chi hoặc chứng từ chuyển khoản
• Kế hoạch tặng quà, danh sách khách nhận quà (nếu có)

Các chứng từ này cần lưu giữ tối thiểu 10 năm theo quy định của Luật Quản lý thuế.

Thủ tục, chứng từ cần chuẩn bị khi xuất hóa đơn quà tặng

Để hợp thức hóa chi phí quà tặng khi quyết toán thuế, doanh nghiệp cần một bộ hồ sơ đầy đủ, rõ ràng:

• Hồ sơ mua hàng:
  • Hợp đồng mua quà tặng
  • Hóa đơn GTGT đầu vào
  • Phiếu nhập kho
• Chứng từ thanh toán:
  • Phiếu chi (nếu thanh toán tiền mặt dưới 20 triệu đồng)
  • Giấy ủy nhiệm chi, sao kê chuyển khoản (với khoản chi trên 20 triệu đồng)
• Tài liệu nội bộ:
  • Kế hoạch marketing, danh sách khách hàng nhận quà
  • Phiếu xuất kho, biên bản bàn giao
• Lưu trữ khoa học:
  • Sắp xếp theo từng bộ nghiệp vụ
  • Lưu bản giấy và/hoặc bản điện tử để dễ dàng kiểm tra khi cần

4 lưu ý quan trọng để không bị loại chi phí quà tặng

Dưới đây là 4 lưu ý mà kế toán và chủ doanh nghiệp thường dễ bỏ sót, nhưng lại có thể dẫn đến việc bị loại chi phí khi quyết toán thuế.

• Không được lập hóa đơn muộn hoặc quá thời hạn quy định. Hóa đơn cần lập tại thời điểm tặng quà hoặc ngay sau đó.
• Không ghi sai thông tin trên hóa đơn, đặc biệt là sai đơn vị tính, đơn giá, tên hàng, thuế suất.
• Thanh toán đúng quy định. Với các khoản chi trên 20 triệu đồng, cần thanh toán qua ngân hàng để được công nhận là chi phí hợp lệ.

Ngoài ra, để nắm vững hơn các quy định liên quan đến quà tặng Tết cho khách hàng, hãy tham khảo hướng dẫn xuất hóa đơn quà tết tặng khách hàng và các các nguồn thông tin uy tín hoặc tìm đến sự tư vấn của chuyên gia!

Các câu hỏi thường gặp

Có bắt buộc xuất hóa đơn khi tặng quà không?
Có. Mọi hàng hóa luân chuyển đều phải có hóa đơn, kể cả không thu tiền, theo Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Nếu không ghi nhận doanh thu thì có cần kê khai thuế GTGT không?
Nếu doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ, vẫn phải kê khai và tính thuế GTGT đầu ra với quà tặng.

Có thể xuất hóa đơn quà tặng cho khách không có mã số thuế không?
Được. Có thể để trống phần mã số thuế, nhưng nên lưu lại danh sách khách hàng nhận quà để làm căn cứ.

Hy vọng với 5 bước hướng dẫn chi tiết cùng các lưu ý trong bài viết, bạn đã có thể tự tin thực hiện xuất hóa đơn quà tặng khách hàng đúng quy định, tránh sai sót và bảo vệ quyền lợi tài chính cho doanh nghiệp mình. Thực hiện đúng ngay từ đầu không chỉ giúp doanh nghiệp yên tâm về mặt pháp lý mà còn tối ưu được hiệu quả tài chính lâu dài.

Xem thêm: Gửi trọn tâm ý với 40+ quà tặng nhân viên ý nghĩa giúp sếp “ghi điểm” tuyệt đối