Tất tần tật về chi phí quà tặng khách hàng hợp lý, hợp lệ 2026

Quà tặng khách hàng là một trong những chiến lược hiệu quả để giữ chân và phát triển mối quan hệ bền lâu. Tuy nhiên, làm thế nào để tối ưu chi phí quà tặng khách hàng, mà vẫn tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật? Bài viết này sẽ là “cẩm nang” toàn diện, giúp bạn nắm vững mọi khía cạnh về chi phí quà tặng khách hàng hợp lý và hợp lệ năm 2026. Từ việc lập ngân sách thông minh, tận dụng các ưu đãi thuế, đến những bí quyết lựa chọn quà tặng giá trị nhưng tiết kiệm, khám phá ngay!

5 lý do doanh nghiệp cần quan tâm đến chi phí quà tặng khách hàng

Chiến lược quà tặng khách hàng hiệu quả không chỉ nằm ở sự sáng tạo và ý nghĩa của món quà, mà còn ở việc quản lý chi phí một cách thông minh. Dưới đây là 5 lý do tại sao doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm đến bài toán chi phí quà tặng:

• Tối ưu ngân sách marketing và chăm sóc khách hàng: Quản lý tốt giúp tránh lãng phí và nâng cao hiệu quả chi tiêu.
• Đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán và thuế: Giúp tránh rủi ro bị loại chi phí, bị xử phạt hay thanh tra thuế không thuận lợi.
• Đo lường và đánh giá hiệu quả của các chương trình quà tặng (ROI): Bạn sẽ biết chính xác món quà có tạo ra giá trị và tác động tích cực đến khách hàng không.
• Xây dựng kế hoạch tài chính bền vững cho doanh nghiệp: Giúp dự báo và điều phối chi phí hợp lý, tránh ảnh hưởng đến dòng tiền.
• Tránh lãng phí và các rủi ro không đáng có: Giúp doanh nghiệp quản trị hiệu quả, phòng ngừa sai sót chứng từ và rủi ro thuế.

Hướng dẫn xác định ngân sách/chi phí quà tặng khách hàng hợp lý

Các phương pháp phổ biến để lập ngân sách quà tặng

Lập ngân sách là bước đầu tiên quyết định sự thành công của chương trình quà tặng. Bạn có thể tham khảo các phương pháp phổ biến dưới đây để tìm ra cách phù hợp với doanh nghiệp mình.

• Dựa trên phần trăm (%) doanh thu/lợi nhuận: Ví dụ, trích từ 2-5% doanh thu hoặc lợi nhuận kỳ trước để làm ngân sách quà tặng. Đây là cách đơn giản, dựa trên khả năng tài chính của doanh nghiệp.
• Dựa trên giá trị vòng đời khách hàng (CLV): Tập trung đầu tư nhiều hơn cho những khách hàng mang lại giá trị lâu dài và cao hơn, giúp tăng hiệu quả chăm sóc.
• Dựa trên mục tiêu cụ thể của chiến dịch: Mục tiêu có thể là giữ chân khách hàng VIP, thu hút khách mới hay tri ân khách hàng hiện tại theo diện rộng. Mỗi mục tiêu sẽ có cách phân bổ ngân sách khác nhau.
• Dựa trên ngân sách của đối thủ cạnh tranh: Nếu có thể, tham khảo ngân sách đối thủ giúp doanh nghiệp giữ được sức cạnh tranh tương đối trên thị trường.
• Phương pháp từ dưới lên (Bottom-up): Xác định số lượng khách hàng, loại quà tặng từng nhóm, rồi tính tổng chi phí cần thiết.
• Phương pháp từ trên xuống (Top-down): Ban lãnh đạo ấn định một ngân sách tổng rồi phân bổ chi tiết cho từng bộ phận, chiến dịch.

Các yếu tố cần cân nhắc khi quyết định ngân sách

Trước khi quyết định, hãy cân nhắc thật kỹ các yếu tố này để ngân sách phù hợp với tình hình thực tế:

• Quy mô và tình hình tài chính của doanh nghiệp.
• Ngành nghề kinh doanh và đặc thù thị trường.
• Số lượng và phân khúc khách hàng (VIP, thân thiết, mới…).
• Tính chất của dịp tặng quà (lễ tết, sinh nhật khách hàng, sự kiện đặc biệt…).
• Kỳ vọng về hiệu quả của chương trình quà tặng.

Quy định pháp luật về chi phí quà tặng khách hàng

Việc hiểu rõ và tuân thủ quy định pháp luật sẽ giúp doanh nghiệp tránh được rất nhiều rắc rối và rủi ro về thuế khi quyết toán chi phí quà tặng.

Lưu ý: Thông tin chỉ mang tính tham khảo và doanh nghiệp nên tham vấn ý kiến chuyên gia kế toán/thuế.

Chi phí quà tặng khách hàng có được tính là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN không?

Theo Thông tư 78/2014/TT-BTC và Thông tư 96/2015/TT-BTC, khoản chi quà tặng khách hàng được tính vào chi phí hợp lệ khi:

• Là khoản chi thực tế phát sinh, phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định.
• Tuân thủ quy định về thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên.

Xem thêm bài viết “Mua quà tặng khách hàng có được khấu trừ thuế” để hiểu rõ hơn về các điều kiện và thủ tục cần thiết!

Điều kiện cụ thể và định mức chi phí quà tặng, biếu khách hàng

• Trước đây, có quy định giới hạn chi phí quà tặng không vượt quá 15% tổng chi phí được trừ khi tính thuế, tuy nhiên quy định này hiện không còn hiệu lực.
• Hiện tại, doanh nghiệp cần đảm bảo chi phí quà tặng hợp lý, thực tế và có chứng từ đầy đủ để được công nhận là chi phí hợp lệ.
• Cần phân biệt rõ giữa chi phí quảng cáo, khuyến mãi, tiếp thị và chi phí quà biếu tặng do ảnh hưởng khác nhau đến hạch toán và khấu trừ thuế.

Hồ sơ, chứng từ cần thiết để chứng minh chi phí quà tặng hợp lệ

Để chứng minh chi phí quà tặng khách hàng là hợp lệ, doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ và khoa học các chứng từ sau:

• Hóa đơn, chứng từ mua quà tặng hợp pháp.
• Quyết định hoặc kế hoạch chương trình tặng quà được lãnh đạo phê duyệt.
• Danh sách khách hàng nhận quà, có thể kèm chữ ký xác nhận nhận quà nếu cần.
• Biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng (nếu mua hàng qua nhà cung cấp).
• Chứng từ liên quan đến việc in ấn logo, thông điệp trên sản phẩm quà tặng.

6 yếu tố ảnh hưởng đến chi phí quà tặng khách hàng thực tế

Chi phí thực tế có thể chênh lệch đáng kể tùy vào các yếu tố sau đây:

• Loại quà tặng: Sản phẩm cao cấp, độc đáo thường có chi phí cao hơn.
• Số lượng đặt hàng: Mua nhiều có thể được giảm giá hoặc chiết khấu tốt hơn.
• Mức độ cá nhân hóa: In logo, khắc tên, thiết kế riêng sẽ làm tăng giá thành.
• Chi phí đóng gói và bao bì: Bao bì đẹp, sang trọng làm tăng chi phí.
• Chi phí vận chuyển: Giao hàng đến nhiều địa điểm sẽ phát sinh thêm chi phí.
• Thời điểm đặt hàng: Mùa cao điểm có thể dẫn đến chi phí tăng và khó tìm nhà cung cấp.

Bí quyết tối ưu hóa chi phí quà tặng khách hàng mà vẫn đảm bảo hiệu quả

Để vừa tiết kiệm vừa đạt hiệu quả, bạn có thể áp dụng những mẹo sau:

• Lập kế hoạch chi tiết và sớm: Xác định rõ mục tiêu, đối tượng và ngân sách, giúp có thời gian so sánh, lựa chọn nhà cung cấp tốt với giá hợp lý.
• Phân loại khách hàng: Dành ngân sách lớn hơn cho khách VIP, khách có giá trị cao; lựa chọn quà vừa phải, ý nghĩa cho số đông còn lại.
• Lựa chọn quà tặng thông minh: Không cần đắt tiền nhưng phải độc đáo, ý nghĩa và phù hợp; ưu tiên quà tặng có giá trị sử dụng cao hoặc quà điện tử (voucher, khóa học online).
• Đàm phán với nhà cung cấp: So sánh giá, yêu cầu chiết khấu khi đặt số lượng lớn.
• Cân nhắc chi phí “ẩn”: Bao gồm chi phí đóng gói, vận chuyển, nhân sự tổ chức quà tặng.

SUBE – Đối tác quà tặng khách hàng uy tín đồng hành cùng hàng trăm công ty

SUBE tự hào là đối tác tin cậy, mang đến những lựa chọn quà tặng doanh nghiệp chất lượng với mức giá cạnh tranh nhất. Với vai trò là nhà phân phối chính ngạch, SUBE cam kết mang đến mức giá tốt nhất thị trường, giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể ngân sách quà tặng.

• Chi phí tối ưu – Tối đa hóa giá trị đầu tư – Tiết kiệm vượt trội: Với vai trò là nhà phân phối chính thức của đồ gia dụng Bear tại Việt Nam, SUBE loại bỏ các khâu trung gian, mang đến mức giá gốc tốt nhất thị trường. Doanh nghiệp có thể tiết kiệm đến đáng kể so với việc mua hàng qua các kênh phân phối khác.
• Giải pháp linh hoạt – Phù hợp mọi ngân sách: SUBE cung cấp danh mục quà tặng đa dạng với nhiều mức giá khác nhau, giúp bạn dễ dàng lựa chọn giải pháp phù hợp nhất với nguồn lực hiện có. 
• Chính sách chiết khấu hấp dẫn – Ưu đãi dành riêng cho doanh nghiệp: SUBE áp dụng chính sách chiết khấu lũy tiến cho các đơn hàng số lượng lớn, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí hơn nữa.
• Hỗ trợ tư vấn – Thiết kế – Tối ưu chi phí: Đội ngũ chuyên gia sẽ phân tích nhu cầu và ngân sách của bạn, đưa ra những gợi ý quà tặng tối ưu, đảm bảo hiệu quả truyền thông cao nhất với chi phí phù hợp nhất. 
• Giá trị sử dụng lâu dài – Hiệu quả truyền thông bền vững: Quà tặng gia dụng Bear có giá trị sử dụng lâu dài, được khách hàng và đối tác sử dụng thường xuyên trong cuộc sống hàng ngày. Điều này giúp thương hiệu của bạn luôn hiện diện và tạo ấn tượng sâu sắc trong tâm trí người nhận. So với các loại quà tặng khác (ví dụ: bút, sổ tay…), đồ gia dụng Bear mang lại hiệu quả truyền thông bền vững và lâu dài hơn nhiều.
• Giảm chi phí vận chuyển: SUBE có hệ thống kho bãi và vận chuyển rộng khắp, giúp giảm thiểu chi phí vận chuyển cho doanh nghiệp. Đặc biệt, chúng tôi có chính sách hỗ trợ chi phí vận chuyển cho các đơn hàng lớn.

Liên hệ với SUBE ngay hôm nay để nhận được tư vấn miễn phí và báo giá hấp dẫn: 

• Số điện thoại: 0979006161
• Email: tuvan@sube.thuythu.vn
• Website: https://sube.thuythu.vn/
• Địa chỉ: 19 Nguyễn Trãi, Khương Trung, Thanh Xuân, Hà Nội.

Việc quản lý chi phí quà tặng khách hàng hợp lý và hợp lệ không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn góp phần xây dựng thương hiệu và mối quan hệ lâu dài với khách hàng. Áp dụng các bước và lưu ý trong bài viết này, bạn sẽ dễ dàng triển khai chương trình quà tặng hiệu quả, tuân thủ quy định pháp luật và giảm thiểu rủi ro thuế. Đừng quên tham khảo các bước hoạch toán quà tặng khách hàng để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ các chuẩn mực kế toán hiện hành.

Xem thêm: Hướng dẫn 5 bước xuất hóa đơn quà tặng khách hàng chuẩn xác, tránh sai sót thuế