Hướng dẫn 5 bước hạch toán quà tặng khách hàng chính xác theo luật mới nhất

Quà tặng khách hàng là một hình thức quảng bá thương hiệu, thúc đẩy bán hàng được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Tuy nhiên, việc hạch toán chi phí quà tặng khách hàng sao cho chính xác, hợp pháp và hiệu quả về mặt thuế không phải ai cũng nắm rõ. Đặc biệt, các quy định pháp luật về thuế TNDN và thuế GTGT luôn có sự cập nhật điều chỉnh cần lưu ý.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn 5 bước hạch toán quà tặng khách hàng chính xác theo luật mới nhất, giúp doanh nghiệp xử lý chi phí hợp lệ, tránh rủi ro khi kiểm toán và quản lý tài chính hiệu quả hơn.

Lưu ý: Các quy định về thuế và hóa đơn có thể thay đổi. Bài viết này cung cấp thông tin dựa trên các quy định dự kiến/đã ban hành cho năm 2025 tại thời điểm viết bài. Để đảm bảo tính chính xác tuyệt đối, quý doanh nghiệp vui lòng tham khảo ý kiến của chuyên gia kế toán, thuế hoặc các văn bản pháp quy chính thức mới nhất.

Bước 1: Lập phiếu mua hàng, nhận hóa đơn, chứng từ đầy đủ

Để hạch toán chi phí quà tặng khách hàng hợp lệ, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ chứng từ liên quan ngay từ đầu. Phiếu mua hàng là chứng từ quan trọng xác nhận việc doanh nghiệp đã mua quà tặng cho khách.

Hóa đơn GTGT hợp lệ phải đảm bảo các thông tin sau:

• Tên, mã số thuế của bên bán
• Ngày, số hóa đơn
• Giá trị hàng hóa, dịch vụ
• Thuế suất và số tiền thuế GTGT tương ứng
• Chữ ký và con dấu của người bán (nếu có)

Ngoài hóa đơn GTGT, doanh nghiệp còn cần có các chứng từ bổ trợ như hợp đồng mua bán (nếu có), phiếu nhập kho, phiếu chi hoặc chứng từ thanh toán… nhằm đảm bảo tính minh bạch và đầy đủ trong quá trình hạch toán.

Lưu ý: Kiểm tra kỹ hóa đơn trước khi nhận để tránh các sai sót về thông tin như thiếu tên công ty, mã số thuế, ngày tháng hay không có chữ ký, con dấu. Hóa đơn không hợp lệ sẽ làm mất giá trị chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế.

Bước 2: Ghi nhận chi phí quà tặng vào TK 641 theo giá trị trên hóa đơn (không gồm thuế)

Chi phí quà tặng khách hàng được ghi nhận vào tài khoản TK 641 – Chi phí bán hàng. Đây là tài khoản dùng để phản ánh các chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng của doanh nghiệp, bao gồm cả chi phí quà tặng.

Nguyên tắc ghi nhận như sau:

• Ghi nhận giá trị quà tặng theo giá trên hóa đơn chưa có thuế GTGT.
• Không ghi nhận thuế GTGT vào chi phí vì thuế GTGT sẽ được xử lý riêng.
• Tránh ghi sai tài khoản, ví dụ đừng ghi vào chi phí quản lý hay chi phí khác không phù hợp.

Điều quan trọng là doanh nghiệp cần phân biệt rõ chi phí quà tặng khách hàng với chi phí quà tặng nội bộ (cho nhân viên, đối tác nội bộ) vì 2 loại này được xử lý kế toán và thuế khác nhau.

Ví dụ, nếu bạn mua bộ quà tặng trị giá 10 triệu đồng (chưa thuế), bạn sẽ ghi:

• Nợ TK 641: 10.000.000 đồng
• Có TK 111/112: 10.000.000 đồng

Nếu bạn đang tìm kiếm những ý tưởng quà tặng nội bộ độc đáo và tiết kiệm, đừng bỏ qua 50+ ý tưởng quà tặng nhân viên ngân sách NHỎ, gắn kết LỚN được gợi ý bởi SUBE!

Bước 3: Ghi nhận thuế GTGT đầu vào trên TK 1331 (nếu có)

Nếu doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT, cần ghi nhận số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ trên tài khoản TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ.

Cách tính thuế GTGT đầu vào như sau: 

Thuế GTGT đầu vào = Giá trị trên hóa đơn x Thuế suất GTGT (thường là 10%)

Tuy nhiên, không phải trường hợp nào quà tặng cũng được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Theo quy định, những quà tặng dưới đây sẽ không được khấu trừ thuế GTGT.

• Có giá trị vượt quy định (quà tặng không phục vụ trực tiếp cho sản xuất, kinh doanh)
• Quà tặng cho khách hàng không phải là đối tượng chịu thuế GTGT

Ví dụ:

• Giá trị quà tặng chưa thuế: 10 triệu đồng
• Thuế GTGT 10%: 1 triệu đồng

Ghi:

• Nợ TK 641: 10.000.000 đồng
• Nợ TK 1331: 1.000.000 đồng
• Có TK 111/112: 11.000.000 đồng

Bước 4: Thanh toán qua ngân hàng hoặc tiền mặt (tuân thủ quy định thanh toán)

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp phải thực hiện thanh toán tiền mua quà tặng khách hàng qua chuyển khoản ngân hàng nếu số tiền vượt 20 triệu đồng. Doanh nghiệp cần ghi nhớ các lưu ý sau khi thanh toán:

• Thanh toán tiền mặt trên 20 triệu đồng sẽ không được tính vào chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế.
• Doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ chứng từ thanh toán: phiếu chi tiền mặt, biên lai chuyển khoản, sao kê ngân hàng…
• Ngoài chuyển khoản và tiền mặt, có thể sử dụng các hình thức thanh toán khác như thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ… tùy quy định nội bộ và pháp luật.

Bước 5: Lưu trữ đầy đủ hồ sơ làm căn cứ cho kiểm tra, quyết toán

Hồ sơ đầy đủ, khoa học là nền tảng quan trọng để doanh nghiệp bảo vệ chi phí quà tặng khách hàng khi kiểm toán, thanh tra thuế. Danh sách hồ sơ cần lưu:

• Hóa đơn GTGT hợp lệ
• Phiếu mua hàng, phiếu nhập kho (nếu có)
• Phiếu chi, chứng từ thanh toán (chuyển khoản, tiền mặt)
• Hợp đồng mua bán (nếu có)

Việc lưu trữ phải đảm bảo:

• Dễ dàng tra cứu, truy xuất khi có yêu cầu từ cơ quan thuế
• Sắp xếp theo quy định Luật quản lý thuế để tránh mất mát
• Lưu trữ theo thời gian luật định (thường là 10 năm)

Các tài khoản kế toán liên quan

Để hạch toán quà tặng khách hàng chính xác, bạn cần nắm rõ các tài khoản thường sử dụng:

• TK 641 – Chi phí bán hàng: Ghi nhận giá trị quà tặng chưa thuế GTGT.
• TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ: Ghi nhận số thuế GTGT đầu vào (nếu có và được phép khấu trừ).
• TK 111/112 – Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng: Ghi nhận việc chi tiền mua quà tặng.

Các sai sót thường gặp và cách tránh khi hạch toán quà tặng khách hàng

Trong quá trình hạch toán chi phí quà tặng khách hàng, doanh nghiệp thường gặp phải một số sai sót phổ biến dẫn đến việc chi phí không được công nhận hoặc gây khó khăn khi kiểm toán. Việc nhận biết sớm và có giải pháp phù hợp sẽ giúp bạn hạn chế rủi ro này.

Sai sót phổ biến

• Thiếu hóa đơn hoặc hóa đơn không hợp lệ (thiếu thông tin, không chữ ký, con dấu).
• Thanh toán tiền mặt vượt mức 20 triệu đồng không theo quy định.
• Ghi sai tài khoản kế toán (ví dụ ghi chi phí quà tặng vào tài khoản khác).
• Không phân bổ hoặc ghi sai thuế GTGT đầu vào.
• Lưu trữ chứng từ không đầy đủ, gây khó khăn khi kiểm toán thuế.

Giải pháp tránh sai sót

• Áp dụng quy trình kiểm soát nội bộ nghiêm ngặt từ khâu mua hàng đến kế toán.
• Sử dụng phần mềm kế toán chuyên nghiệp có kiểm soát nghiệp vụ hạch toán.
• Đào tạo, hướng dẫn nhân viên kế toán, tài chính về quy định và nghiệp vụ.
• Kiểm tra, đối chiếu chứng từ thường xuyên để phát hiện lỗi kịp thời.

Các câu hỏi thường gặp về hạch toán quà tặng khách hàng (FAQ)

Quà tặng có bắt buộc phải xuất hóa đơn không?
Theo quy định, doanh nghiệp phải xuất hóa đơn GTGT cho quà tặng khách hàng nếu giá trị vượt mức hoặc theo quy định ngành nghề. Trường hợp quà tặng nhỏ, không thường xuyên có thể được xử lý theo các quy định riêng. Để hiểu rõ hơn về quy trình này, bạn có thể tham khảo bài viết chi tiết về xuất hóa đơn quà tặng khách hàng.

Làm sao phân biệt chi phí quà tặng hợp lệ và không hợp lệ?
Chi phí quà tặng hợp lệ phải phục vụ trực tiếp hoạt động sản xuất kinh doanh, có hóa đơn, chứng từ hợp pháp, không vượt quá 15% tổng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ trong năm.

Có giới hạn nào về giá trị quà tặng không?
Theo luật thuế TNDN, tổng chi phí quà tặng khách hàng không được vượt quá 15% tổng doanh thu trong năm tính thuế.

Khi nào phải áp dụng khấu trừ thuế GTGT?
Doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT khi mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho sản xuất kinh doanh, có hóa đơn GTGT hợp lệ.

Mẫu chứng từ, hóa đơn cần chuẩn bị gồm những gì?
Phải chuẩn bị hóa đơn GTGT hợp lệ, phiếu mua hàng, phiếu chi, hợp đồng mua bán (nếu có), chứng từ thanh toán… theo quy định Luật quản lý thuế hiện hành. Đặc biệt, trong dịp Tết, việc xuất hóa đơn quà tặng có những đặc thù riêng. Hãy tham khảo ngay hướng dẫn xuất hóa đơn quà tặng tết cho khách hàng để đảm bảo tuân thủ đúng quy định!“

Qua 5 bước hướng dẫn hạch toán quà tặng khách hàng chi tiết ở trên, hy vọng bạn đã nắm được quy trình rõ ràng từ khâu lập chứng từ, ghi nhận chi phí, xử lý thuế GTGT đến thanh toán và lưu trữ hồ sơ. Để đạt hiệu quả cao nhất, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ, đào tạo nhân viên kế toán và áp dụng công nghệ quản lý hiện đại. Đừng quên theo dõi và cập nhật thường xuyên các quy định thuế mới để luôn vận hành đúng luật, bảo vệ quyền lợi tài chính của doanh nghiệp một cách tối ưu nhất.